Istituto Comprensivo Gaudenzio Ferrari - Momo

ALLEGATO 10 - RICHIESTA E COSTI PER COPIE DI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI

Coloro che fossero interessati ad ottenere la copia di uno o più documenti amministrativi giacenti nell'archivio scolastico, possono farne richiesta scritta ben circostanziata e motivata; inoltre dovranno farsi carico dei costi di ricerca e di copia.
Sono titolari del diritto di accesso tutti i soggetti privati che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso. La richiesta di accesso ai documenti può essere formulata, oltre che dall’interessato, anche dal suo legale rappresentante. Relativamente al sussistere dell’interesse personale, si precisa che lo stesso non può essere individuato in alcun modo nel semplice soddisfacimento di una mera curiosità. Per tale motivo, non è consentito l’accesso ad alcun atto o documento che non abbia dato causa o che non abbia contribuito a determinare un formale procedimento amministrativo.
Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data dalla Scuola. La Scuola non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso.
Non è ammesso l’accesso ai provvedimenti riguardanti:
a) i documenti inseriti nel fascicolo personale degli alunni riguardanti la vita privata e le condizioni personali degli stessi;
b) i documenti relativi alla carriera, al trattamento economico (fatta salva l’accessibilità al trattamento tabellare) e alla vita privata dei dipendenti, ad eccezione delle informazioni circa la qualifica e la struttura di appartenenza;
c) i documenti contenuti nei fascicoli relativamente ai procedimenti disciplinari, compresi gli atti preparatori ai procedimenti disciplinari nei confronti del personale dipendente; comunque, in ogni caso i documenti che contengono apprezzamenti o giudizi di valore su persone individuate;
d) gli atti istruttori preordinati alle attività di valutazione e di controllo strategico effettuate dal Dirigente Scolastico;
e) i documenti riguardanti lo stato di salute di dipendenti e alunni;
f) accertamenti medico legali e relative documentazioni;
g) i pareri legali richiesti all’amministrazione;
h) i documenti amministrativi che contengono informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi;
i) atti esecutivi di provvedimenti giudiziari;
j) corrispondenza con terzi non richiamata in deliberazioni o provvedimenti, la cui divulgazione non sia espressamente consentite dal mittente o dal destinatario;
k) atti meramente interni (comunicazioni, rapporti, esposti, atti istruttori, ecc.).
Non è altresì ammesso l’accesso qualora appaia evidente che l’esame è diretto a turbare l’ordinamento o il funzionamento degli uffici o dimostra chiaramente un carattere persecutorio.
Qualora un documento si riferisca contestualmente a più persone, l'accesso, mediante esame ed estrazione di copia, è consentito limitatamente alla parte del documento che si riferisce al soggetto richiedente, anche mediante copertura delle parti del documento concernenti persone diverse dal richiedente.
Per ottenere l’accesso ad un determinato atto/documento occorre che il richiedente fornisca le proprie generalità, salvo che egli non sia personalmente conosciuto dal funzionario preposto all’ufficio ove è depositato l’atto richiesto in visione.
A seconda dell’esistenza o meno di soggetti contro interessati, variano anche le modalità per esercitare il diritto di accesso.
Si ha un accesso informale qualora non risulti l’esistenza di controinteressati. Per controinteressati si intendono tutti quei soggetti, individuati o facilmente individuabili in base alla natura del documento richiesto, che dall'esercizio dell'accesso potrebbero vedere compromesso il loro diritto alla riservatezza. A tali soggetti la Scuola è tenuta a dare immediata comunicazione ed essi hanno dieci giorni di tempo dalla ricezione della comunicazione per presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso.
Si ha l’accesso formale nei seguenti casi:
• quando, in base al contenuto del documento richiesto, si riscontra l’esistenza di controinteressati;
• quando non risulti possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale;
• quando sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza di un interesse legittimo alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite, sull’accessibilità del documento o sull’esistenza di contro interessati.
La domanda di accesso formale deve essere indirizzata al responsabile del procedimento, Dirigente Scolastico dell’Istituto (e/o Direttore SGA), utilizzando preferibilmente, il modello predisposto dall’Amministrazione, scaricabile dal sito web all’indirizzo www.isticomomo.it, recapitandola:
- di persona, recandosi presso l’Ufficio di Segreteria, ubicato in Momo, via Marconi, 9, secondo gli orari di sportello, dove sarà consegnato l’apposito modello di domanda di accesso agli atti;
- posta ordinaria, inviando all’Ufficio di Segreteria la domanda compilata, possibilmente utilizzando il modello di domanda di accesso agli atti, e allegando la fotocopia del documento d’identità e di eventuali deleghe di rappresentanza;
- con fax, inviando al numero 0321925666 la domanda compilata, possibilmente utilizzando il modello di domanda di accesso agli atti, e allegando la fotocopia del documento d’identità e di eventuali deleghe di rappresentanza.
Il richiedente dovrà eseguire, preventivamente, i versamenti sul conto corrente bancario o postale intestato all’Istituto Comprensivo “Gaudenzio Ferrari” di Momo indicandovi la causale. Qualora l’importo complessivo per il numero di copie richiesto sia pari o inferiore ad € 2,00 (due) il pagamento dell’importo medesimo può essere assolto mediante apposizione sulla richiesta di marche amministrative di pari importo.
Nella richiesta l’interessato deve indicare gli estremi del documento in oggetto, ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, far constatare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri rappresentativi. Responsabile dell’accesso è il Dirigente Scolastico o il Direttore SGA. In caso di accesso formale egli valuta la richiesta e decide:
- accoglimento - la domanda viene ritenuta completa, e pertanto tutta la documentazione viene messa a disposizione del richiedente;
- limitazione - è possibile accedere solo a una parte della documentazione che viene messa a disposizione del richiedente;
- differimento - la domanda non può essere accolta immediatamente, ma solo in un secondo momento, indicato dalla Amministrazione;
- rifiuto - la domanda non può essere accolta.
Il procedimento di accesso deve concludersi entro 30 giorni dalla data di presentazione della richiesta o sua regolarizzazione. Il procedimento di accesso ai verbali delle sedute degli Organi Collegiali devono concludersi entro 10 giorni dalla data della richiesta esercitata in via informale. Dell’accoglimento della richiesta formale o del rifiuto (che deve essere motivato) va data comunicazione all’interessato a mezzo notifica o raccomandata A.R. entro 10 giorni dall’arrivo al protocollo; la comunicazione di accoglimento indica inoltre il giorno e l’ora fissato per l’accesso. In caso di impossibilità da parte del richiedente per tale giorno, possono essere concordati, con il Dirigente Scolastico, un altro giorno e l’orario entro i 15 giorni successivi.
Il richiedente che non si è avvalso del diritto di esame degli atti a seguito di accoglimento della domanda, decade dal diritto stesso e per la durata di un anno non può presentare domanda di accesso allo stesso.
Le tariffe del rimborso spese per la riproduzione di atti sono determinate e aggiornate con deliberazione del Consiglio di Istituto in base dei seguenti criteri:
- costo della carta in bianco;
- costo della riproduzione, comprensivo dell’ammortamento della macchina e del costo del personale addetto;
- diritti di ricerca di archivio.
Il rilascio di copia semplice del documento è sottoposto al pagamento dell'importo di:
• € 0,25 a facciata A4, per documenti che non necessitano copertura di dati di altri soggetti;
• € 0,50 a facciata A4, per documenti che necessitano copertura di dati di altri soggetti;
• € 0,50 a facciata A3, per documenti che non necessitano copertura di dati di altri soggetti;
• € 0,75 a facciata A3, per documenti che necessitano copertura di dati di altri soggetti.
Qualora la richiesta di accesso agli atti comporti la notifica a controinteressati, i costi necessari alla notifica sono quantificati in € 10,00 a controinteressato (€ 2,00 per le notifiche indirizzate a personale in effettivo servizio presso l'Istituto); tali importi, comprensivi delle spese postali e dei costi amministrativi, sono a carico del richiedente l'accesso e potranno essere richiesti in anticipo per l'avvio del procedimento.
Il pagamento dovrà essere effettuato tramite versamento alla Banca Cassiera dell’Istituto o sul Conto Corrente Postale, prima del ritiro delle copie.

Banca cassiera: Banca Popolare di Milano – Agenzia di Caltignaga
Codice IBAN: IT06J0558445791000000000467

Conto Corrente Postale n. 13672282
intestato a Istituto Comprensivo “Gaudenzio Ferrari” - via Marconi, 9 - 28015 Momo

Qualora risulti prevedibile un importo superiore ad € 20,00, potrà essere chiesto il versamento di un anticipo in base alle copie preventivabili prima di procedere alla predisposizione delle stesse.
Il rilascio di copia conforme all’originale è soggetta all’imposta di bollo come da disposizioni vigenti in materia (D.P.R. 642/72 e D.P.R. 955/82)
• istanza: n. 1 marca da bollo nella misura vigente al momento in cui se ne fa uso
• copie conformi all’originale: numero marche da bollo = numero copie
Le copie dei documenti devono essere rilasciate entro 30 giorni dalla data di presentazione della richiesta o suo perfezionamento ad eccezione delle copie dei verbali degli OO.CC. che devono essere rilasciate entro 10 giorni dalla richiesta, se prodotta in via informale.